Så väljer skolorna digitala plattformar – så går det till

Digitala verktyg och plattformar är viktiga i dagens skola. De används för allt från planering och undervisning till kontakt med elever och vårdnadshavare. Men hur bestämmer man vilket system som ska användas? Här förklarar vi hur det fungerar, med exempel från Ljungby kommun.

När ett avtal snart tar slut – då startar arbetet

När ett avtal för ett digitalt system håller på att ta slut, måste man bestämma hur man ska gå vidare. En chef inom förvaltningen (de som styr över skolorna) tar beslut om att starta processen. Då finns två vägar att gå: avrop eller upphandling.

Ett avrop betyder att ett större företag, som till exempel Adda, redan har gjort det stora jobbet med att kontrollera flera leverantörer. De har tittat på viktiga saker som säkerhet, datalagring och GDPR. Kommunen kan då välja bland ett mindre antal leverantörer som redan blivit godkända.

En upphandling är öppen för alla företag att lämna ett förslag. Då måste kommunen själv göra hela granskningen – det tar mer tid och kräver mer arbete.

Vad är viktigt när man väljer system?

Vad som är viktigast beror på vilket system det handlar om. För vissa system, som till exempel Unikum, är det pedagogiken – alltså att det fungerar bra i undervisningen – som är viktigast. Men eftersom det handlar om pengar som kommunen betalar, måste också priset spela in.

Andra saker som också är viktiga är teknik och lagar. Systemet måste kunna fungera med andra system (till exempel kopplas ihop med Edlevo) och följa regler kring personuppgifter och säkerhet. Om systemet inte klarar dessa krav, kan det inte väljas – oavsett hur bra det är pedagogiskt.

Vem är med och bestämmer?

Det är upphandlingsenheten i kommunen som leder arbetet. De bjuder in personer med rätt kunskap beroende på vilket system det gäller. För skolorna är det ofta personer som arbetar med utbildning som är med, till exempel Joakim Stenlund och andra som jobbar nära skolorna.

IT-avdelningen är också med från början, så att man vet att systemen fungerar rent tekniskt.

Vid vissa upphandlingar, som när man valde Unikum, fick många olika personer i skolan vara med och testa systemen. Då deltog ungefär 50 personer – allt från rektorer och administratörer till lärare och elever, från förskola till vuxenutbildning. De testade systemen innan man valde vilket man skulle köpa in.

Får skolpersonal och elever vara med och påverka?

Ja, i vissa fall får både lärare och elever vara med och tycka till. I fallet med Unikum var ett stort antal personer med och testade systemen. Det gör att det system som väljs passar bättre för dem som ska använda det.

I andra fall kan det vara mer styrt. Till exempel har Ljungby kommun ett grundpaket från Microsoft med Office-program. På Sunnerbo gymnasium valde man att köpa till Teams till alla elever. Eleverna har också tillgång till Google, men lärarna på Sunnerbo använder inte det i undervisningen.

Att välja ett digitalt system till skolorna är ett viktigt jobb som kräver att många saker tas hänsyn till – både pedagogik, teknik, lagar och kostnader. Med rätt arbetssätt och delaktighet kan kommunen se till att både personal och elever får verktyg som fungerar i vardagen.